“O Departamento de Monitoramento e Fiscalização do Sistema Carcerário e do Sistema de Execução de Medidas Socioeducativas (DMF), tem recebido inúmeras solicitações destinadas à exclusão de documentos, peças e eventos registrados no Banco Nacional de Medidas Penais e Prisões – BNMP 3.0, muitas delas sem análise técnica, justificativa plausível ou decorrentes de excessivos equívocos ocorridos durante o manuseio no cadastro de pessoas, registros de eventos ou na expedição de peças.

Considerando a necessidade de uniformizar o tratamento dessas demandas e de preservar a integridade, a atualização e a rastreabilidade das informações mantidas no sistema, apresentam-se as orientações a seguir.

A expedição das peças e o registro das informações no sistema integram o próprio ato jurisdicional praticado pelo órgão competente. Nos termos do art. 1º, § 2º, da Resolução CNJ nº 417/2021, compete ao órgão emissor promover a inserção das informações e a expedição dos documentos no BNMP, responsabilidade que compreende não apenas o lançamento inicial, mas também a manutenção da correspondência entre os registros existentes no sistema e a efetiva situação jurídica da pessoa no processo judicial. Da mesma forma, o artigo 4º e respectivos parágrafos atribuem ao órgão expedidor o dever de zelar pela correta identificação da pessoa e pela exatidão das informações inseridas no sistema, promovendo as correções necessárias sempre que constatadas inconsistências cadastrais.

A responsabilidade conferida ao órgão expedidor não se limita à emissão formal do documento. Ela abrange o dever de verificar se a pessoa foi corretamente identificada, se as informações lançadas correspondem ao processo judicial e se o ato expedido condiz com as ocorrências de fato. Consequentemente, compete ao próprio juízo promover a correção das inconsistências decorrentes de erro material, equívoco de cadastramento ou uso inadequado dos fluxos da aplicação.

O BNMP não constitui repositório destinado à acumulação de registros incorretos para posterior eliminação administrativa. Cada informação e peça expedida produzem efeitos sobre o status jurídico da pessoa e refletem, em curto espaço de tempo, nas bases utilizadas pelos órgãos de segurança pública, administração penitenciária e demais instituições integradas ao sistema.

Por essa razão, a exclusão lógica de documentos ou eventos somente pode ser utilizada em situações efetivamente excepcionais e de forma controlada. Ela não revoga o ato judicial que originou o registro nem assegura a retirada imediata das informações anteriormente disseminadas. A utilização inadequada desse mecanismo pode comprometer a rastreabilidade dos atos, produzir divergências entre as bases de dados e, em situações mais graves, ocasionar prisões ou solturas indevidas, com alto risco de ocasionar constrangimento ilegal.

Dessa forma, as providências destinadas à regularização deverão observar, sucessivamente, os seguintes níveis de atuação:

1. Juízo responsável pelo processo ou pela expedição da peça

A regularização deve ser inicialmente promovida no juízo em que tramita o processo ou que realizou o lançamento, mediante a utilização dos fluxos e documentos disponíveis no BNMP. Conforme a natureza da inconsistência, poderão ser necessárias providências como o cancelamento do evento, a correção do cadastro, a expedição de contramandado, o cumprimento de alvará de soltura, a emissão de nova peça ou a prática de outro ato apto a representar corretamente a situação.

Antes de qualquer cancelamento ou exclusão, a unidade deverá examinar as peças vinculadas e avaliar os efeitos da operação sobre mandados cumpridos, prisões registradas, alvarás pendentes e demais documentos. A mera existência de evento pendente ou de peça expedida incorretamente não autoriza, por si só, a sua eliminação.

É indispensável, portanto, que antes da emissão de qualquer documento sejam cuidadosamente verificadas a situação da pessoa no processo, os dados cadastrais e as repercussões que o ato irá provocar. Por sua abrangência nacional, os atos praticados no BNMP produzem efeitos imediatos e podem alterar o status da pessoa em todo o sistema, inclusive com reflexos em processos vinculados a outros juízos.

Portanto, no contexto prático:

• Caso tenha sido expedido um mandado com dados da pessoa ou da peça equivocados, a providência será expedir um contramandado, proceder à correção dos dados e em seguida expedir uma nova peça com os dados corretamente inseridos.
• Caso o mandado equivocado tenha sido cumprido, a providência será a expedição de um alvará de soltura e o seu respectivo cumprimento. Novamente, uma vez corrigidas as informações, deverá ser expedido novo mandado.
• Se houver a expedição de alvará de soltura equivocado ou com erros, a providência será o seu cumprimento e, em seguida, a expedição de um novo mandado de prisão com os valores corretamente inseridos.
• O cadastro equivocado do evento APF e de Custódia poderão ser retificados em até 05 dias do seu registro, desde que não tenha havido assinatura no mandado de conversão da prisão em flagrante em preventiva ou do alvará de soltura.
• Os eventos de fuga e/ou evasão poderão ser excluídos desde que não tenha ocorrido a expedição do mandado de recaptura.
• Para os casos de emissão de certidão de cumprimento de mandado de prisão ou internação equivocados, existe a funcionalidade específica para cancelamento, que pode ser executada pelo servidor ou magistrado da própria unidade judiciária, a partir do ícone “exclusão” na visualização da peça. Nestes casos, o mandado cumprido retornará ao status de pendente de cumprimento. Atentar que a correção deve ser executada tão logo haja conhecimento do erro, uma vez que, se for expedido novo mandado nesse ínterim, será auto cumprido e não mais possível o cancelamento. Ainda, se a certidão equivocada cumprir vários mandados e não for possível o cancelamento, o juízo responsável pela emissão deverá manter contato com os demais juízos alertando sobre os efeitos causados pelo erro, pois a correção caberá a todos os envolvidos.
• Nas situações de homonímia ou registro de peças para pessoas equivocadas, não haverá cancelamentos dos documentos, sendo os procedimentos de correção os mesmos acima previstos.

2. Administrador Regional do BNMP no Tribunal

Somente quando a unidade judiciária não puder realizar a correção com as funcionalidades disponíveis em seu perfil, a situação deverá ser submetida ao Administrador Regional do BNMP no Tribunal, normalmente vinculado ao GMF ou à Corregedoria-Geral de Justiça.

Caberá ao Administrador Regional verificar se a operação está compreendida nas permissões atribuídas ao respectivo perfil e, quando autorizada pelas regras da aplicação, realizar o cancelamento ou a exclusão dentro dos limites estabelecidos para essa instância. A atuação deverá ser precedida da confirmação, pelo juízo responsável, de que a providência corresponde à situação processual e não afetará peças válidas ou outros registros que devam permanecer ativos.

3. Departamento de Monitoramento e Fiscalização – DMF

O acionamento do DMF constitui medida subsidiária e excepcional, cabível somente após o esgotamento das possibilidades de regularização pelo juízo e pelo Administrador Regional do Tribunal.

A intervenção do Departamento por meio de comando técnico na base de dados destina-se às situações em que a inconsistência decorra de comportamento sistêmico inadequado, regra negocial ainda não aperfeiçoada ou manifesta inviabilidade operacional de correção pelos fluxos ordinários. A atuação técnica do DMF não compreende a análise jurídica dos atos processuais nem a definição da situação que deverá prevalecer para a pessoa cadastrada.

Assim, eventual pedido encaminhado ao Departamento deverá ser previamente analisado pelo juízo responsável e/ou pelo Tribunal, com a identificação individualizada:

1. da pessoa, do processo, do evento e das peças envolvidas;
2. da origem e da natureza da inconsistência;
3. das providências já adotadas pela unidade e pelo Administrador Regional;
4. da razão pela qual os fluxos ordinários não permitiram a regularização;
5. da situação jurídica que deverá prevalecer após a intervenção; e
6. da confirmação de que a providência foi avaliada pelo órgão competente e não acarretará alteração indevida de peças válidas ou da situação jurídica da pessoa.

Solicitações coletivas ou planilhas destinadas à denominada ‘higienização’ da base não deverão ser encaminhadas sem a análise individual de cada registro. A intervenção em lote, desacompanhada da avaliação processual correspondente, pode ocultar situações distintas e produzir efeitos indevidos sobre peças que já tenham sido cumpridas ou disseminadas aos órgãos integrados.

Recomenda-se, portanto, que os Tribunais reforcem junto aos usuários a necessidade de conferência prévia dos dados antes da conclusão de qualquer lançamento. A prevenção de inconsistências é imprescindível, pois determinadas informações produzem consequências que não são integralmente desfeitas por eventual exclusão lógica do BNMP.

Solicita-se, por fim, que esse Egrégio Tribunal promova o reencaminhamento deste Ofício-Circular para ciência e observância aos magistrados e servidores de todas as unidades judiciárias com competência criminal, das garantias, conhecimento, execução penal e plantões judiciários, assegurando ampla divulgação de seu conteúdo e orientando para que os procedimentos e fluxos nele estabelecidos sejam rigorosamente observados.

Somente as situações que demandem intervenção excepcional na base de dados deverão ser encaminhadas ao DMF, devidamente instruídas nos termos deste Ofício-Circular.