Exmos. Magistrados(as) da Seção Judiciária do Rio de Janeiro,

Ao tempo em que cordialmente os cumprimento, venho, pelo presente, comunicar que, diante da migração dos processos que se encontravam em tramitação no Apolo para o Sistema E-proc e da existência de autos físicos nas unidades jurisdicionais da Seção Judiciária do Rio de Janeiro, devem ser tomadas as seguintes providências, quanto ao envio ao Arquivo Geral da SJRJ e à guarda de processos em trâmite na Sede da Rua Equador:

1- Os autos dos processos judiciais físicos baixados, migrados para o E-proc, porém ainda não digitalizados e que retornarem aos Juízos, em razão de desarquivamento, deverão ser reencaminhados ao Arquivo Geral da SJRJ, para fins de arquivamento, em Formulário de Remessa de Documentos Físicos criado no Sistema de Gestão de Documentos – SIGA, com destinação à “SEARQ”, cabendo à unidade juntar cópia do formulário de remessa nos autos do processo eletrônico, no E-proc, sem a obrigatoriedade de digitalização, se não houver o prosseguimento de sua tramitação processual na unidade jurisdicional;

2- Os autos dos processos judiciais físicos baixados, migrados para o E-proc, que se encontrarem nas unidades jurisdicionais, deverão ser digitalizados e arquivados, com a sua remessa ao Arquivo Geral da SJRJ, em Formulário de Remessa de Documentos Físicos criado no Sistema de Gestão de Documentos – SIGA, com destinação à “SEARQ”, cabendo à unidade juntar cópia do formulário de remessa nos autos do processo eletrônico no E-proc;

3- Os processos judiciais físicos em tramitação, migrados para o E-proc, que se encontrarem nas unidades jurisdicionais, deverão ser digitalizados e remetidos para fins de Arquivamento Temporário, na Sede da Rua Equador, em Formulário de Remessa de Documentos Físicos criado no Sistema de Gestão de Documentos – SIGA, com destinação à “Guarda de Processos Ativos Equador”, cabendo à unidade juntar cópia do formulário de remessa nos autos do processo eletrônico no E-proc;

4- Em relação aos apensos físicos dos processos judiciais baixados, o seu arquivamento definitivo deve ser efetuado com a remessa ao Arquivo Geral da SJRJ, ao passo que os ainda em tramitação devem ser arquivados temporariamente com a remessa à Sede da Rua Equador, em ambos os casos sem a obrigatoriedade de digitalização, juntamente com os autos principais, com a devida identificação (número do documento, descrição, número de volumes e  de folhas e demais informações necessárias), em Formulário de Remessa de Documentos Físicos criado no Sistema de Gestão de Documentos – SIGA, com destinação à SEARQ (no caso de processos baixados) ou destinação a  “Guarda de Processos Ativos Equador”, cabendo à unidade juntar a cópia do formulário de remessa nos autos do processo eletrônico, no E-proc; e

5- Quanto aos processos em tramitação que foram redistribuídos e que, no entanto, ainda permanecem nos Juízos que perderam a competência, os autos físicos deverão ser digitalizados e enviados pelo próprio Juízo onde se encontrarem localizados, diretamente para Arquivamento Temporário na Sede da Rua Equador, em Formulário de Remessa de Documentos Físicos criado no Sistema de Gestão de Documentos – SIGA, destinado à “Guarda de Processos Ativos Equador”, cabendo à unidade juntar a cópia do formulário de remessa nos autos do processo eletrônico, no E-proc.

No envio dos processos com autos físicos digitalizados ao Arquivo Geral da SJRJ e na guarda de processos físicos em trâmite na Sede da Rua Equador (Arquivamento Temporário) devem ser observadas as Orientações, em anexo, da CDOC – Coordenadoria de Gestão Documental, em complemento às providências ora determinadas.

A remessa dos autos físicos deverá ser realizada mediante agendamento prévio pelas unidades jurisdicionais, junto à CDOC – Coordenadoria de Gestão Documental, em conformidade com os Cronogramas em anexo, observando-se, ainda, a disponibilidade no Arquivo Geral e na Sede da Rua Equador, bem como a logística para transporte.

Os pedidos de desarquivamento dos autos físicos, nas situações dos itens 1 a 5 do presente Ofício, devem ser realizados por chamado pelo Siga-Seviços, onde se deve informar o número do processo e do Formulário de Remessa de Documentos Físicos criado no Sistema de Gestão de Documentos – SIGA.

Dúvidas referentes ao arquivamento e desarquivamento devem ser dirimidas junto à CDOC – Coordenadoria de Gestão Documental.

Comuniquem-se os Exmos. Magistrados(as) e Exmo. Diretor do Foro, da Seção Judiciária do Rio de Janeiro, para fins de ciência e cumprimento.