CJF: Programa de Gestão Documental da Justiça Federal tem novas regras*
Publicado em 29/10/2014
Novas regras para o Programa de Gestão Documental da Justiça Federal foram aprovadas pelo Conselho da Justiça Federal (CJF) em sessão realizada no dia 17 de outubro, em Recife. O novo texto altera a Resolução CJF 23/2008, que dispõe sobre esse programa, estabelecendo rotinas para o gerenciamento dos acervos de documentos administrativos e de processos judiciais da Justiça Federal, bem como da preservação da memória, com a previsão de implantação de centros de Referência da Memória Institucional.
As alterações levam em conta a Recomendação 37/2011 do Conselho Nacional de Justiça, que estabelece as normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname e recomenda aos tribunais a sua observância. A gestão de documentos refere-se ao controle dos procedimentos de criação, manutenção, utilização e prazos de conservação dos documentos gerados pelas instituições no exercício de suas atividades.
A resolução determina que os documentos devem ser mantidos em ambiente físico ou eletrônico seguro e que sejam implementadas estratégias que garantam sua preservação, desde a produção e durante o tempo de guarda, que também é definido pela regra. O ato estabelece ainda normas para classificação, avaliação e descrição documental, planos de classificação e tabelas de temporalidade. Nesse sentido, define como instrumentos do Programa de Gestão Documental: as tabelas processuais unificadas, a tabela de temporalidade dos processos judiciais, o plano de classificação e a tabela de temporalidade dos documentos administrativos, a lista de verificação para baixa definitiva dos autos, a lista de verificação para eliminação de autos findos, o fluxograma de avaliação, seleção e destinação de autos findos, o plano para amostra estatística representativa e o Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário.
Na resolução, o Programa de Gestão Documental e Memória da Justiça Federal é definido como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos institucionais produzidos e recebidos pelas instituições do Judiciário no exercício de suas atividades, independentemente do suporte onde a informação está registrada (papel, meio eletrônico ou outros). O programa é implementado pelo Comitê de Gestão Documental da Justiça Federal – Coged, formado pelos titulares das unidades de documentação ou arquivo do Conselho e das demais unidades da Justiça Federal.
O ministro Arnaldo Esteves Lima, relator do processo, integrava o Colegiado à época em que o julgamento da proposta foi iniciado e esclareceu que a Justiça Federal deve estabelecer estratégias conjuntas para o resgate da memória e para a preservação de acervos documentais – ações que devem integrar o Programa de Gestão Documental da Justiça Federal, incluindo a consolidação da memória institucional e o registro da contribuição da instituição para o exercício da cidadania. “Esse resgate deve ser feito de forma representativa e regionalizada, definido por um conjunto de políticas institucionais que favoreçam a preservação da documentação considerada histórica. O objetivo é racionalizar o ciclo documental, a tramitação segura, a localização rápida e precisa, bem como, a eliminação sistemática dos documentos”, acentua o ministro.
Outro ponto de destaque diz respeito à autorização para eliminar documentos e processos judiciais e administrativos digitalizados e convertidos para o meio digital, inicialmente prevista no artigo 10 da proposta de resolução. O ministro explica que essa medida foi amplamente rediscutida, no âmbito do Comitê de Gestão Documental, e retirada da proposta inicial, em razão do grande impacto que a autorização para o descarte poderia causar ao trâmite dos chamados “processos híbridos”, dispostos em meio físico e eletrônico.
“Considerou-se o fato de que nenhuma outra norma autoriza a eliminação dos processos físicos e, também, a recente divulgação da Orientação nº 2 do Proname, que, em posição contrária à autorização de descarte, apresentava uma visão mais preservacionista – levando-se em conta os problemas enfrentados na digitalização dos processos”, assentou o ministro. Ele acrescentou que o Comitê reconheceu a necessidade de maior amadurecimento do processo eletrônico e dos estudos para sua total implementação, antes de se autorizar a eliminação da parte física dos processos.
A redação aprovada pelo Comitê, neste sentido, foi de que os autos físicos que forem convertidos em eletrônicos durante a sua tramitação, devem ser preservados pela temporalidade do processo eletrônico.
As alterações levam em conta a Recomendação 37/2011 do Conselho Nacional de Justiça, que estabelece as normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname e recomenda aos tribunais a sua observância. A gestão de documentos refere-se ao controle dos procedimentos de criação, manutenção, utilização e prazos de conservação dos documentos gerados pelas instituições no exercício de suas atividades.
A resolução determina que os documentos devem ser mantidos em ambiente físico ou eletrônico seguro e que sejam implementadas estratégias que garantam sua preservação, desde a produção e durante o tempo de guarda, que também é definido pela regra. O ato estabelece ainda normas para classificação, avaliação e descrição documental, planos de classificação e tabelas de temporalidade. Nesse sentido, define como instrumentos do Programa de Gestão Documental: as tabelas processuais unificadas, a tabela de temporalidade dos processos judiciais, o plano de classificação e a tabela de temporalidade dos documentos administrativos, a lista de verificação para baixa definitiva dos autos, a lista de verificação para eliminação de autos findos, o fluxograma de avaliação, seleção e destinação de autos findos, o plano para amostra estatística representativa e o Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário.
Na resolução, o Programa de Gestão Documental e Memória da Justiça Federal é definido como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos institucionais produzidos e recebidos pelas instituições do Judiciário no exercício de suas atividades, independentemente do suporte onde a informação está registrada (papel, meio eletrônico ou outros). O programa é implementado pelo Comitê de Gestão Documental da Justiça Federal – Coged, formado pelos titulares das unidades de documentação ou arquivo do Conselho e das demais unidades da Justiça Federal.
O ministro Arnaldo Esteves Lima, relator do processo, integrava o Colegiado à época em que o julgamento da proposta foi iniciado e esclareceu que a Justiça Federal deve estabelecer estratégias conjuntas para o resgate da memória e para a preservação de acervos documentais – ações que devem integrar o Programa de Gestão Documental da Justiça Federal, incluindo a consolidação da memória institucional e o registro da contribuição da instituição para o exercício da cidadania. “Esse resgate deve ser feito de forma representativa e regionalizada, definido por um conjunto de políticas institucionais que favoreçam a preservação da documentação considerada histórica. O objetivo é racionalizar o ciclo documental, a tramitação segura, a localização rápida e precisa, bem como, a eliminação sistemática dos documentos”, acentua o ministro.
Outro ponto de destaque diz respeito à autorização para eliminar documentos e processos judiciais e administrativos digitalizados e convertidos para o meio digital, inicialmente prevista no artigo 10 da proposta de resolução. O ministro explica que essa medida foi amplamente rediscutida, no âmbito do Comitê de Gestão Documental, e retirada da proposta inicial, em razão do grande impacto que a autorização para o descarte poderia causar ao trâmite dos chamados “processos híbridos”, dispostos em meio físico e eletrônico.
“Considerou-se o fato de que nenhuma outra norma autoriza a eliminação dos processos físicos e, também, a recente divulgação da Orientação nº 2 do Proname, que, em posição contrária à autorização de descarte, apresentava uma visão mais preservacionista – levando-se em conta os problemas enfrentados na digitalização dos processos”, assentou o ministro. Ele acrescentou que o Comitê reconheceu a necessidade de maior amadurecimento do processo eletrônico e dos estudos para sua total implementação, antes de se autorizar a eliminação da parte física dos processos.
A redação aprovada pelo Comitê, neste sentido, foi de que os autos físicos que forem convertidos em eletrônicos durante a sua tramitação, devem ser preservados pela temporalidade do processo eletrônico.
Processo CF-PPN-2012/00135
*Fonte: CJF
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